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集中统一管理促办公用房维修提质增效

来源:湖南省机关事务管理局 发布时间:2021-10-11 08:48 浏览次数:

累计完成136个省直机关办公用房维修项目,下达资金计划4.84亿元,实际使用资金4.17亿元,节约资金6700万元,为89个省直机关(覆盖面达90.7%)提供办公用房维修服务……自2015年开始实行省直机关办公用房维修集中统一管理至今,湖南省机关事务管理局坚持项目统一申报、统一查勘、统一规划、统一审批、统一实施,有效解决了省直机关办公用房维修标准不一、质量不高、力量不足等问题。以往办公用房维修牵扯使用单位精力过多、管理成本较高、成本超概算等现象基本消除。 

流程化管理 

管理局认真贯彻落实中央八项规定及其实施细则精神,按照过紧日子要求,严格对标办公用房建设维修标准进行流程化管理,合规高效使用维修资金。坚决杜绝以维修名义搞超标准装修和豪华装修,明令禁止借维修之机更新、购置办公家具和办公设备,堵住各种“跑冒滴漏”口子。坚持问题导向,统一标准,避免“撒胡椒面”的平均主义做法,把消除安全隐患,恢复完善和调整使用功能、降低能源资源消耗作为维修工作的重中之重,确保把钱花在刀刃上。 

完善制度流程,出台《湖南省省直党政机关办公用房维修专项资金管理办法》《湖南省省直党政机关办公用房应急工程管理暂行办法》等,制定完善从项目申报、查勘、评审等前期审批,到项目验收、质保和结算等后期扫尾全过程的审批和管理流程。会同省财政厅编制了维修服务造价限额标准,完善和细化了中高级、中级和基本装修的具体要求。 

强化流程管理,将依法依规、厉行节约理念作为项目合规实施的基本评判和科学决策的重要标准,贯穿于项目维修内容的审批、设计方案的审查、施工变更的决策等各环节。联合省财政厅、审计厅对一些违规装修和擅自装修的单位进行严肃处理,起到了震慑作用。严格对标对表审批流程,确保维修专项资金和单位日常维修资金使用落到实处、取得实效。 

标准化实施 

充分发挥省财政厅、使用单位和管理局三方的协同配合效应,确保项目品质和质量。制定标准,结合维修工作经验,编制《省直党政机关维修工作指南》,印发各省直机关和各市州,召开专题会议宣讲,指导和规范维修工作,为各单位维护和保养办公用房提供了依据和便利。对标管理,针对项目招投标、施工标准、材料、常见隐患排查、进场流程、安全告知、工程签证流程和验收程序等施工关键监管环节,制订标准化施工流程,对办公用房常见隐患提出了规范化的维修整改方案,使项目实施时有标准可循、有清单可查。在工程例会上反复探讨和研究工程变更等重要事项,并与使用单位充分对接和沟通,决策实施后再进行复盘和评价,通过不断整理典型个案,逐步形成标准化的通用实施方案。压实责任,实行实施项目负责人负责制,配套相关绩效考核办法,确保项目管理与个人工作绩效挂钩,进一步压实主体责任,强化责任担当。与使用单位等责任主体签订项目责任书,明确各自职责和分工,实现各方协同联动。 

精细化服务 

树牢服务意识,弘扬工匠精神,从急切需求和普通细节入手,提升精细化服务水平。坚持用心服务。专项资金分配阶段,主动沟通,充分尊重和听取使用单位意见;设计阶段,认真对接需求,与使用单位共同审核图纸,反复修改和完善方案后报其签字确认;施工阶段,适时针对设计和现场不符、设计未清晰表达或关系整体效果和功能的细节做法进行二次优化调整,针对使用单位合理化需求进行必要变更,通过现场比划、手绘草图、微信群和专题会议讨论、试做样板等方法进行探讨和对比,甚至局部多次返工调整;验收阶段,邀请使用单位进行预验收和先期把关,并要求试运行合格后方可正式验收。注重微服务。在项目资金有节余的前提下经常为使用单位完成计划外的小修和日常维修,“一趟水”解决后顾之忧。为一些专业管理力量薄弱的单位提供全过程不间断的维修技术指导服务。平均每年函复各省直机关维修类问题达30余次,电话和上门指导服务达100余人次。主动应急服务。对省委、省政府交办的诸如涉及机构改革单位紧急调配维修和驻湘央媒搬迁维修等一批急难险重任务,勇挑重担,善作善成。针对超过50米的高层建筑外墙多处渗水和脱落砸物伤人等维修难点,一些集中办公大院“无人管”的公共区域等维修盲点,不少电梯、消防设施和空调设备存在严重安全隐患等维修痛点,干部职工反映强烈的停车难、就餐难、如厕难(破损不堪、漏水和气味难闻)等维修热点,主动纳入议事日程,采取“一事一策”的办法逐一会诊、分批实施推进。 

规范化运作 

打造阳光工程,通过对维修项目设计、项目管理、监理和施工服务等服务的集约化采购,获得市场议价权,降低了维修成本,提升了财政资金使用效益。 

在采购环节,结合项目特点编制采购需求,规范材料和设备参数,制订评分细则,形成有针对性的采购文件。通过对采购公告、采购文件等三级把关审核,确保采购公开公平公正。据统计,维修项目中介服务平均优惠折扣率达34.55%,施工服务平均优惠折扣率达14.23%。 

在标后管理环节,严格按照规范设计要求和对照采购需求约束中标人,控制材料品牌和施工工艺,倡导长期合作,杜绝偷工减料,确保维修服务不打折扣。针对维修项目变更多、易发生超支的情况,积极从需求对接、项目设计、清单编制等源头进行控制,严格按图施工和控制工程变更,严防低中高结。 

坚持集中统一管理,“一条龙”和“交钥匙”式维修服务得到省领导的充分肯定和干部职工的广泛好评。省委办公厅、省人大常委会办公厅等多家单位致函对管理局提供的维修服务表示感谢。60%以上的维修项目均为一次性到位的综合维修,打造了一批优质样板工程;维修施工文明有序,基本在夜间和节假日错峰实施,未影响正常办公秩序,未发生一起伤亡事故。省纪委监委“清新园”项目、信息机房项目等一批原规划由单位自建的业务用房项目陆续转交管理局组织实施,被打造为精品工程。2020年11月,在驻局纪检监察组组织开展的省直机关办公用房维修项目质量回访活动中,各省直机关对集中统一实施的维修项目的满意率达95%以上。


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