随着信息技术的发展和大数据技术的普及，数据治理已逐步应用到公务用车监管领域——实时获取公务用车的车辆信息、行车任务、使用人员、行车路线、停车位置等数据，在监测分析数据的基础上，实现监测反馈、安全预警等功能。加强公务用车档案管理，完善基础信息，对于加强公务用车使用管理具有重要意义。
《党政机关公务用车管理办法》规定：“党政机关应当建立公务用车管理台账，加强相关证照档案的保存和管理。各省、自治区、直辖市以及中央和国家机关公务用车主管部门应当建立统一的公务用车管理信息系统，提高公务用车配备使用管理信息化水平。”党政机关公务用车制度改革实施以来，在各级公务用车主管部门的积极推动下，公务用车信息化服务平台基本普及应用，公务用车基础信息、行车数据等实现实时传输，保障了公务用车管理部门对车辆进行实时记录、监测、预警、反馈等。从当前的技术发展和实际需求来看，公务用车档案管理工作还存在一些问题：一是缺乏系统科学的管理机制。在数字化治理背景下，收集运用各项行车数据，为公务用车使用和监管提供重要依据成为公务用车档案管理的一项重要内容。但目前对于档案的建立和使用并未形成一套全面完善的工作机制，存在范围不清、建档不全、应用不当等问题，需要进一步厘清公务用车档案管理的主要内容、工作思路。二是应用价值有待挖掘。当前公务用车档案管理主要局限于收集基础信息，掌握车辆使用、更新、编制情况等。《党政机关公务用车管理办法》规定，“党政机关应当严格公务用车使用时间、事由、地点、里程、油耗、费用等信息登记和公示制度。”因此，公务用车档案的深层次应用价值，如使用管理维修费用支出的核算评估、依据核算结果调整使用、信息公开公示等方面还有待挖掘。三是信息采集体系尚不完善。公务用车管理中涉及维护维修、车辆保险等各项支出数据的信息采集仍由多个部门分头记录，缺乏统一标准，不同部门收集的信息数据存在差异，有些数据未能客观及时全面地保留。
针对这些问题，公务用车档案管理应在以下方面寻求突破。
围绕中心工作，打破固有模式，构建完善统一的信息采集记录体系，填补数据缺口，发挥数据治理的积极优势。公务用车档案作为公务用车管理的基础信息资料，有着记录见证、留存依据等重要作用。因此，应安排专人规范管理档案，做好公务用车数据信息的收集、整理、归档，加强数据分析，形成条理分明、科学有效的数据指导依据，助力公务用车管理工作。除做好公务用车基本信息的收集归档外，还要做好公务用车行车路线、里程、使用人员等信息的记录，留档备查。车辆用油、保险、维修保养等各项费用支出信息，公务用车编制配备、更新报废、处置调剂等信息，以及工作各环节中的照片、视频及凭据类信息，同样十分重要，也应在收集、记录、应用范围之内。
明确公务用车档案归档范围，建立记录、收集、归档、保管期限划分等制度，形成规范的工作程序。做好统筹协调和责任分工，指定专人完成，由相关责任人检查审核。涉及费用支出的数据应列出台账，确保数据客观准确。厘清公务用车档案管理的层次，在档案部门的指导下明确档案收集整理有关要求，形成工作规范。数据记录人员可以是车辆使用人员、驾驶人员或专职记录人员，主要负责一手数据的收集整理。文档或数据形成后要层层审核，确保档案材料全面客观。
前期收集记录的各项车辆费用支出数据，是后期对单车运行费用进行核算的基础。涉及到数据核算等专业性较强的部分，可由公务用车主管部门联合财务管理部门共同完成。依档案数据的测算结果，是公务用车管理工作年度绩效评价的重要参考依据或评价标准。
在信息化管理平台上设置车辆费用的分项录入、智能分析、自主测算等功能，由公务用车管理者将各项费用支出信息一并录入平台系统，系统进行支出费用的智能分析，发现综合费用较高的车辆，管理部门可以及时调控，从而降低公务用车运行成本。将公务用车费用支出情况纳入信息化平台，也便于上级管理部门和本级审计部门进行监督，实现费用的同级别横向对比，针对异常情况调控干预，从而实现全面的公务用车费用节支，这也是做好公务用车档案管理的重要价值。